Ihr E-Mail-Konto verfügt über einen bestimmten Speicherplatz abhängig vom von Ihnen gewählten Angebot. Dieses sogenannte Quota bezeichnet den Ihrem E-Mail-Konto zugewiesenen Speicherplatz auf unserem E-Mail-Server.



Direkt auf dem Mailserver, zum Beispiel via Webmail.
Dieses Interface gibt Ihnen direkten Zugang zum Server, dort können Sie Ihr Quota sehen.
Ihr E-Mail-Programm lädt die E-Mails vom Server herunter und speichert Sie auf Ihrem Computer ab wenn Sie sie abrufen. Deshalb sind Nutzer die ausschliesslich E-Mail-Programme wie Outlook verwenden fast nie über Ihrem Quota, ausser wenn sie die Option "Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen" aktiviert haben



Dieser Quota funktioniert wie der Festplattenspeicherplatz auf Ihrem Computer. Ein Account hat zum Beispiel 25 MB und teilt sich auf in mehrere Ordner, von denen die Inbox - der Ordner für den Posteingang - der wichtigste ist. Sie können diesen Quota Ihren Bedürfnissen anpassen; Sie können zum Beispiel den Speicherplatz eines Accounts bis auf 2 GB erhöhen. Die E-Mails und Anhänge können Sie nach Ihren Bedürfnissen sortieren und speichern, wobei auf den verwendeten Speicherplatz zu achten ist: Sie müssen also ab und zu Ihre Mailbox leeren.



Wenn Sie den Ihrem Account zugewiesenen Speicherplatz überschreiten, kann der Mailserver Ihre Nachrichten nicht mehr empfangen. Er lehnt dann die neuen Nachrichten ab und fügt für den Absender folgende Information hinzu: "user is in overquota"




Sie können zum Beispiel einzelne E-Mails oder ganze Ordner die Sie nicht mehr benötigen im Webmail löschen. Wenn Sie dies über das Webmail-Interface? machen, denken Sie auch daran, den Papierkorb zu leeren, denn dort werden die gelöschten E-Mails erst nur hinverschoben, für den fall daß Sie versehentlich eine erwünschte E-Mail ausgewählt haben.


Dazu genügt es alle sich in unterschiedlichen Ordnern befindenden E-Mails wieder in die "Inbox" zu verschieben und die E-Mails mit einem E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird abzurufen. Bei POP-E-Mails werden diese dann heruntergeladen und Ihre Inbox ist wieder leer.


Selbst nachdem Sie Ihre Ordner aufgeräumt und Platz in Ihrem Webmail freigegeben haben bekommen Sie immer noch einen Quota von 100% angezeigt. Das ist normal, das Interface benötigt etwas Zeit, um den Quota neu zu berechnen. Wenn Sie wirklich Speicherplatz freigegeben haben und eine neue E-Mail trifft ein, überprüft der Server den verfügbaren Speicherplatz und nimmt die E-Mail an. Gleichzeitig aktualisiert er den verwendeten Quota.


Der Benutzer vergisst, bestimmte Ordner wie zum Beispiel "sent-mail" (wo die Kopien ausgehender Nachrichten gespeichert werden) oder den Papierkorb zu leeren.